Comment incorporer son entreprise au Canada ? Le guide !

Si le statut de travailleur autonome est un bon point de départ pour débuter l’entrepreneuriat, il se révèle souvent trop limité pour diminuer son imposition et accroître la taille de son affaire.

La suite logique est l’incorporation. Entre les démarches administratives et le jargon juridique, beaucoup d’entrepreneurs se retrouvent perdus au moment de s’incorporer au Québec. C’est la raison pour laquelle j’ai écrit le guide qui suit.

❓ Pourquoi incorporer mon entreprise au Canada ?

Quand j’ai débarqué à Québec, je suis passé logiquement d’un statut d’autoentrepreneur en France à celui de travailleur autonome canadien. Mais en discutant avec d’autres personnes, j’ai constaté que les incorporations étaient fréquentes. J’ai compris pourquoi en découvrant les avantages d’incorporer son entreprise au Québec.

D’abord, vous avez une responsabilité limitée. En tant qu’actionnaire, vous n’êtes pas responsable des dettes de l’entreprise qu’à hauteur de vos investissements 🔒. Dans certains domaines où vous devez vous endetter ou risquez, en cas de problèmes, de payer d’importants dommages, c’est un atout certain.

Ensuite, la crédibilité d’une entreprise incorporée n’a rien à voir avec celle d’un travailleur autonome ✅. Une entreprise incorporée inspire confiance aux clients, fournisseurs et investisseurs potentiels.

Je continue avec les avantages fiscaux qui permettent de réduire la charge d’impôts globale 💰. Un travailleur autonome paie beaucoup d’impôts et les frais inhérents à la gestion d’une entreprise sont rentabilisés à partir de revenus annuels de 150 000$ environ.

Un autre atout est la flexibilité. L’incorporation vous permet de grandir en faisant facilement entrer de nouveaux actionnaires 📈, de lever des fonds plus aisément et même de vendre l’entreprise le jour où vous voudrez passer à autre chose.

🚀 Quelles sont les étapes pour incorporer son entreprise au Canada ?

Maintenant que vous êtes convaincu des avantages de l’incorporation, passons aux choses sérieuses.

Voici les étapes que j’ai suivies pour incorporer mon entreprise :

1️⃣ Choisir le nom de l’entreprise : C’est plus compliqué qu’il n’y paraît ! Il faut vérifier la disponibilité du nom et s’assurer qu’il respecte les règles en vigueur. Si vous avez pignon sur rue, pensez notamment à la francisation obligatoire des devantures… Ensuite, faites une demande de réservation de nom auprès du Registraire.

2️⃣ Décider entre une incorporation fédérale ou provinciale : J’y reviendrai plus en détail, mais en gros, ça dépend du lieu où vous comptez faire des affaires.

3️⃣ Préparer les documents nécessaires : Statuts constitutifs, règlements internes, etc. C’est là que ça devient un peu technique.

4️⃣ Déposer la demande d’incorporation : En ligne, c’est plus rapide et moins cher.

5️⃣ Obtenir le certificat de constitution : C’est le document officiel qui prouve que votre entreprise existe légalement.

6️⃣ Obtenir les numéros d’entreprise : NEQ au Québec, NE au fédéral. Indispensables pour les impôts et les taxes.

7️⃣ Ouvrir un compte bancaire d’entreprise : Séparez bien vos finances personnelles de celles de l’entreprise !

Chaque étape demande de la rigueur et de la patience. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel si vous vous sentez perdu.

🏷️ Comment choisir entre une incorporation fédérale et provinciale ?

Ah, la fameuse question qui fait cogiter pendant des jours ! Voici ce que j’ai appris en m’intéressant au sujet.

L’incorporation fédérale vous permet d’opérer dans tout le Canada sous le même nom. C’est idéal si vous visez un marché national. De plus, elle offre une meilleure protection du nom de l’entreprise.

L’incorporation provinciale (au Québec dans mon cas) est généralement moins chère et plus simple à gérer si vous prévoyez d’opérer principalement dans une seule province. Les frais annuels sont aussi souvent moins élevés.

Vous devez à la fois réfléchir à votre situation actuelle et à celle que vous envisagez à moyen terme.

Par exemple, si vous ouvrez une entreprise de soutien scolaire à domicile et pensez atteindre 10 salariés au Québec, l’incorporation provinciale est suffisante. En revanche, si vous débutez avec l’idée d’ouvrir plusieurs centres de soutien scolaire en français à travers le pays, faites une incorporation fédérale.

📂 Quels documents préparer pour l’incorporation ?

Préparez-vous à jongler avec la paperasse ! C’est dans ce domaine qu’un bon comptable peut faire la différence en vous récapitulant tous les documents nécessaires et en vous informant si ceux que vous avez sont conformes.

Voici les principaux documents dont vous aurez besoin :

• 📃 Les statuts constitutifs : C’est le document fondateur de votre entreprise. Il définit sa structure, son capital-actions et ses règles de base.
• 🗂️ Le formulaire de déclaration initiale : Il contient les informations de base sur votre entreprise et ses administrateurs.
• ⚙️ Les règlements internes : Ils détaillent le fonctionnement interne de l’entreprise.
• 🤝 La convention entre actionnaires : Si vous avez plusieurs actionnaires, ce document définit les règles du jeu. (document non obligatoire, mais vivement conseillé par tous les fiscalistes)

Gardez toujours un scan de ces documents. Vous en aurez besoin plus souvent que vous ne le pensez, que ce soit pour ouvrir un compte en banque ou pour obtenir un prêt.

💰 Combien coûte l’incorporation d’une entreprise au Canada ?

Parlons gros sous ! L’incorporation a un coût, mais il faut le voir comme un investissement.

Voici un aperçu des frais auxquels vous pouvez vous attendre :

Type de frais	Incorporation provinciale (Québec)	Incorporation fédérale
Frais de dépôt	Environ 350 CAD	Environ 200 CAD
Réservation de nom (optionnel)	Environ 25 CAD	Environ 50 CAD
Honoraires d’avocat ou de notaire (si vous faites appel à un avocat)	500 – 1500 CAD	500 – 1500 CAD
Frais annuels	Environ 35 CAD	Environ 20 CAD

À ces frais de base, il faut ajouter les coûts éventuels de traduction si vous optez pour des documents bilingues, ainsi que les frais de comptabilité pour la tenue des livres.

⚖️ Peut-on incorporer son entreprise sans avocat ?

Théoriquement, oui. Légalement, c’est tout à fait possible de faire l’incorporation soi-même. Mais la vraie question est : est-ce une bonne idée ?

Les avantages de le faire soi-même sont évidents : vous économisez les honoraires d’avocat et vous gardez le contrôle total sur le processus.

⚠️ Cependant, les risques sont nombreux :

• Erreurs dans les documents qui peuvent causer des problèmes juridiques plus tard
• Mauvaise compréhension des implications légales de certaines clauses
• Perte de temps à naviguer dans la complexité administrative

Mon conseil ? Si votre structure est très simple (par exemple, vous êtes le seul actionnaire), vous pouvez envisager de le faire vous-même. Mais dès que ça se complique un peu, l’investissement dans un avocat vaut vraiment le coup.

📋 Quelles sont les obligations post-incorporation à ne pas négliger ?

Une fois votre entreprise incorporée, ne pensez pas que le travail est terminé ! Il y a plusieurs obligations légales et administratives à respecter pour maintenir le statut de votre société :

• Tenue des livres et registres : Vous devez tenir à jour les registres de l’entreprise, incluant les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées d’actionnaires.
• Déclarations fiscales annuelles : Votre société doit produire une déclaration de revenus chaque année, même si elle n’a pas réalisé de profits.
• Mise à jour annuelle : Vous devez mettre à jour les informations de votre entreprise auprès du registraire des entreprises chaque année.
• Respect des règles de gouvernance : Assurez-vous de suivre les règles établies dans vos statuts et règlements internes.
• Gestion des taxes : Si votre chiffre d’affaires dépasse 30 000 CAD, vous devrez vous inscrire aux fichiers de TPS/TVH et TVQ.

Ne sous-estimez pas le temps et l’énergie nécessaires pour gérer ces aspects administratifs parfois complexes. Encore une fois, l’externalisation de ces tâches est souvent la meilleure décision possible. En tant qu’entrepreneur, j’imagine que votre avantage concurrentiel n’est pas dans la tenue des livres comptables…

🔢 Comment gérer la comptabilité d’une entreprise incorporée au Canada ?

La gestion comptable d’une entreprise incorporée est plus complexe que celle d’une entreprise individuelle.

Voici les étapes clés pour bien gérer votre comptabilité :

• Choisissez un bon logiciel de comptabilité : J’utilise QuickBooks Online, mais il existe d’autres options comme Sage ou Xero.
• Séparez vos finances personnelles et professionnelles : C’est crucial pour une gestion claire et pour éviter les problèmes fiscaux.
• Tenez vos livres à jour régulièrement : Ne laissez pas traîner la saisie de vos transactions.
• Conservez tous vos justificatifs : Factures, reçus, relevés bancaires… tout doit être archivé.
• Préparez-vous pour les déclarations fiscales : Mettez de côté l’argent pour les impôts et les taxes tout au long de l’année.

‼️ Quels sont les pièges à éviter lors de l’incorporation au Canada ?

L’incorporation d’une entreprise au Québec n’est pas un parcours du combattant. Les règles de départ sont claires et les procédures à suivre assez simples. Cela n’empêche pas les écueils communs :

• 💔 Négliger la convention entre actionnaires : Si vous avez plusieurs actionnaires, ce document vivement conseillé. Il définit les conditions en cas de conflit ou de départ d’un associé. Ne faites pas l’erreur de penser que « entre amis, on n’en a pas besoin ».
• 💸 Sous-estimer les obligations fiscales : Les taxes et impôts au Canada peuvent être complexes. Assurez-vous de bien comprendre vos obligations et de mettre de l’argent de côté pour les payer.
• 🔀 Mélanger les finances personnelles et professionnelles : C’est tentant, surtout au début, mais c’est une erreur qui peut vous coûter cher. Gardez toujours une séparation claire. Tout mouvement sur votre compte bancaire d’entreprise doit être lié à l’entreprise !
• 🕑 Oublier les mises à jour annuelles : Chaque année, vous devez mettre à jour les informations de votre entreprise auprès du registraire. Oublier cette étape peut entraîner des pénalités.
• 💡 Négliger la protection de la propriété intellectuelle : Si votre entreprise repose sur une innovation ou une marque forte, protégez-la dès le début.

Ces erreurs mineures sur le moment entraînent des conséquences importantes à long terme. Prenez le temps de bien structurer votre entreprise dès le départ, ça vous évitera bien des maux de tête plus tard.

🔐 Comment protéger sa propriété intellectuelle lors de l’incorporation ?

La protection de la propriété intellectuelle qui, négligée, peut vous coûter cher. Voici comment vous pouvez protéger vos actifs intellectuels :

• Marques de commerce : Si votre entreprise a un nom ou un logo distinctif, enregistrez-le comme marque de commerce. Ça vous donne une protection dans tout le Canada.
• Brevets : Si vous avez une invention ou un procédé unique, considérez le dépôt d’un brevet. C’est un processus long et coûteux, mais ça peut valoir le coup.
• Droits d’auteur : Pour les œuvres créatives (textes, designs, logiciels), les droits d’auteur s’appliquent automatiquement, mais un enregistrement formel peut vous aider en cas de litige.
• Accords de confidentialité : Faites signer des accords de confidentialité à vos employés et partenaires pour protéger vos secrets commerciaux.

🌐 Quelles sont les ressources utiles pour s’incorporer au Canada ?

Quand je me suis lancé dans l’aventure de l’incorporation, j’aurais aimé avoir une liste de ressources fiables sous la main. Voici donc les outils et contacts que j’ai trouvés les plus utiles :

• Sites gouvernementaux : Le site d’Entreprises Canada et celui du Registraire des entreprises du Québec sont des mines d’informations. Ils offrent des guides détaillés sur le processus d’incorporation.
• Chambres de commerce : La Chambre de commerce du Montréal métropolitain propose des ateliers et des ressources pour les entrepreneurs. C’est aussi un excellent endroit pour networker.
• Incubateurs et accélérateurs : Des organisations comme le Centech ou le Notman House à Montréal offrent un accompagnement précieux pour les startups, y compris sur les aspects juridiques.
• Professionnels spécialisés : Un bon avocat en droit des affaires et un comptable familier avec les spécificités des entreprises incorporées sont des alliés précieux. Ne lésinez pas sur la qualité de ces services.
• Groupes d’entrepreneurs : Rejoignez des groupes comme Startup Montréal ou French Tech Montréal. L’entraide entre entrepreneurs est inestimable.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner est de ne pas rester isolé. Participez à des événements, posez des questions, échangez avec d’autres entrepreneurs. Grâce à ces interactions, vous pouvez même trouver des clients et des partenaires !

Voilà, vous avez maintenant toutes les cartes en main pour vous lancer dans l’incorporation au Canada ! Le vrai défi s’annonce juste après cette étape : faire grandir votre entreprise et la rendre pérenne.